Dataskyddsbeskrivning för medlemsregistret

Denna dataskyddsbeskrivning gäller behandlingen av personuppgifter i Finsk Handels medlemsregister.

1. Den personuppgiftsansvarige

Finsk Handel är personuppgiftsansvarig och svarar för behandlingen av personuppgifter. I fråga om medlemsregistret kan du kontakta den personuppgiftsansvarige enligt följande:

tietosuoja@kauppa.fi
Tfn +358 9 1728 5151
Södra kajen 10 PB 340, 00131 HELSINGFORS

2. Vilka uppgifter behandlar vi?

Vi behandlar i medlemsregistret bland annat följande uppgifter om medlemsföretagens representanter:

personuppgifter som är nödvändiga med tanke på att hålla kontakt, såsom kontaktuppgifterna för den som tar kontakt, till exempel för- och efternamn, befattning, organisation, e-postadress, telefonnummer samt den tidpunkt då man tagit kontakt
användarnamn till medlemssidan
aktiviteter som gäller undersökningar och utredningar
identifikationsuppgifter för telefonsamtal
tekniska uppgifter för säkerställande av tjänstens kvalitet

Personuppgifter fås från den registrerade själv eller ett medlemsföretag.

3. I vilka syften och hur länge behandlas dina personuppgifter?

Syften med behandlingen av personuppgifter och lagringstiden för varje syfte beskrivs i en tabell som presenteras längre ner. Vi behandlar huvudsakligen personuppgifter på grund av medlemskap för att fullgöra ett avtal. Vid behov kan vi skicka direktmarknadsföring för att genomföra den personuppgiftsansvariges berättigade intresse.

Behandlingens syfte	Kategorier av personuppgifter som behandlas	Lagringstid

Undersökningar och utredningar	Namn, e-post, organisation, uppgift i företaget, undersökningens svar	Uppgifterna sparas tills undersökningen/utredningen blir färdig. Onödiga uppgifter raderas ur systemet varje år.
Medlemstjänsten Kauppa.fi/sv	Namn, användarnamn, e-post, organisation, telefon, uppgift i företaget samt tekniska uppgifter för säkerställande av tjänstens kvalitet	Uppgifter lagras tills medlemskapet upphör.
Medlemsrådgivning	Namn, befattning, organisation, e-postadress, telefonnummer, tidpunkt för aktiviteten	Behovet att lagra uppgifter bedöms regelbundet, samtidigt raderas onödiga uppgifter.
Medlemsinformation	Namn, e-postadress, information om att man har öppnat och klickat på uppgifter, information om annullering	Uppgifterna raderas från medlemsmeddelandets sändlistor omedelbart efter att prenumerationen av brevet har annullerats och de överförs till listan för annullerade. Därmed kan man säkerställa tekniskt att personen i fråga inte längre får medlemsmeddelanden. Uppgifterna raderas från listan för annullerade årligen efter att medlemskapet har upphört.
Upprätthållande av Finlands Näringslivs och Finsk Handels gemensamma medlemsregister	Namn, befattning (titel och roll), kontaktuppgifter (e-post, telefonnummer och adress)	Uppgifterna behandlas för ett medlemsregister som administreras av Finlands Näringsliv (EK). I registret upprätthåller EK och Finsk Handel uppgifter om verkställande direktörer för Finsk Handels medlemsorganisationer och de kontaktpersoner som organisationerna har angett. Relevansen av registrets personuppgifter bedöms regelbundet, i regel varje år. Onödiga uppgifter raderas och felaktiga uppgifter rättas.

Dessutom kan vi behandla personuppgifter för att uppfylla en lagstadgad förpliktelse, till exempel utifrån bokförings- eller arbetslagstiftningen enligt preskriptionstider för regleringen i fråga eller om behandlingen av uppgifter är nödvändig för att framställa, försvara eller avgöra rättsliga anspråk.

4. Vilka rättigheter har du?

1. Du har rätt att på begäran få veta om den Personuppgiftsansvarige behandlar dina personuppgifter. Om vi behandlar dina uppgifter har du rätt att få en kopia över de uppgifter som vi behandlar. Om vi inte behandlar dina uppgifter har du också rätt att få bekräftelse på detta.

2.Du har rätt att rätta eller komplettera en personuppgift som är felaktig eller bristfällig med tanke på behandlingen.

3. Du kan ha rätt att radera dina personuppgifter i vissa situationer som avses i förordningen. Vi raderar dina uppgifter på begäran om de grunder som definieras i lagstiftningen uppfylls.

Enligt förordningen har du rätt att radera dina personuppgifter ur vårt system om

personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de samlats in eller på annat sätt behandlats eller
du vädjar till personliga orsaker och gör invändningar mot en behandling som är nödvändig för att uppfylla den personuppgiftsansvariges eller en tredje parts berättigade intresse såsom till exempel profilering;
1. Då får den personuppgiftsansvarige inte längre behandla personuppgifterna, såvida denne inte kan påvisa tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än den registrerades intressen, rättigheter och friheter eller om det sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.
personuppgifterna har behandlats på olagligt sätt;
personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse i unionsrätten eller i medlemsstaternas nationella rätt som den personuppgiftsansvarige omfattas av;
personuppgifterna har samlats in av ett barn i samband med erbjudande av informationssamhällets tjänster.

4. Du kan ha rätt att begränsa behandlingen av dina personuppgifter. Vi begränsar behandlingen på din begäran om det är fråga om situationer som definieras i lagstiftningen.

Du kan begränsa behandlingen av dina personuppgifter om

du bestrider personuppgifternas korrekthet, under en tid som ger den personuppgiftsansvarige möjlighet att kontrollera om personuppgifterna är korrekta;
behandlingen är olaglig och du gör invändningar mot att personuppgifterna raderas och i stället begär en begränsning av deras användning
som personuppgiftsansvarig behöver vi inte längre personuppgifterna för ändamålen med behandlingen men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk;
du har gjort invändningar mot behandling av personuppgifter om inte behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning som utförs av den personuppgiftsansvarige eller en tredje parts berättigade intressen och väntar på kontroll av huruvida den personuppgiftsansvariges berättigade skäl väger tyngre än den registrerades berättigade skäl.

Om behandlingen av dina personuppgifter har begränsats får sådana personuppgifter, med undantag för lagring, endast behandlas med ditt samtycke eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för att skydda någon annan fysisk eller juridisk persons rättigheter eller för skäl som rör ett viktigt allmänintresse för unionen eller för en medlemsstat.

5. Du kan ha rätt att göra invändningar mot behandlingen av dina personuppgifter. Vi slutar behandla dina personuppgifter på din begäran om det är fråga om situationer som definieras i lagstiftningen.

Du kan invända mot behandlingen av dina personuppgifter

behandling som är nödvändig för att uppfylla den personuppgiftsansvariges eller en tredje parts berättigade intresse, såsom till exempel profilering, så att du vädjar till personliga orsaker;
1. Då får den personuppgiftsansvarige inte längre behandla personuppgifterna, såvida denne inte kan påvisa tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än den registrerades intressen, rättigheter och friheter eller om det sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.
när som helst om dina personuppgifter behandlas för direktmarknadsföring, inklusive profilering, om den gäller sådan direktmarknadsföring.

5. Hur utövar du dina rättigheter?

Du kan skicka till oss en begäran om att utöva dina rättigheter genom att fylla i ett formulär på vår webbplats och skicka den till oss med egenhändig underskrift antingen per e-post eller per post till den personuppgiftsansvariges adress.

Om ditt svar innehåller personuppgifter skickar vi uppgifterna i första hand per post som ett personligt rekommenderat brev. Ingen annan än den person som antecknats som mottagare kan kvittera brevet. Därmed försäkrar vi oss om konfidentialitet vad gäller brevmottagarens uppgifter.

6. Uppgifter om mottagare av personuppgifter

Som personuppgiftsansvarig behandlar Finsk Handel själv personuppgifter, men använder även som hjälp olika serviceproducenter. Finsk Handel har som mål att använda allra bästa och tillförlitliga samarbetspartner och svarar för verksamheten hos de serviceproducenter som Finsk Handel valt vid behandlingen av personuppgifter.

Finsk Handel använder utomstående serviceproducenter för att bland annat genomföra upprätthållandet av medlemsregistret, ekonomiförvaltning, utbildningar, informations- och kommunikationstjänster samt upprätthållandet och utvecklingen av de applikationer som Finsk Handel använder.

Våra serviceproducenter kan överföra personuppgifter utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet om en serviceproducent som sköter ett uppdrag befinner sig utanför dessa områden. I sådana fall tar vi hand om ändamålsenliga skyddsåtgärder för att säkerställa de registrerades rättigheter och friheter.

Dessutom är Finsk Handel tillsammans med EK gemensamt personuppgiftsansvarig enligt vad som beskrivs i kapitel 3.

Även en del myndigheter har rätt till information enligt lagen. Bland annat polis-, tull-, gränsbevaknings- och skattemyndigheter är sådana myndigheter.

7. Besvärsanvisning

Om du anser att vi inte behandlar dina personuppgifter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning, kan du anföra besvär hos tillsynsmyndigheten i den EU:s medlemsstat, där du har din stadigvarande hemort eller där du anser att överträdelsen av bestämmelserna har skett. I Finland är dataombudsmannen myndigheten i fråga.

8. Nödvändiga uppgifter med tanke på medlemsregistret

För att vi ska kunna erbjuda dig de förmåner eller tjänster som anges i ett avtal måste vi behandla personuppgifter som är nödvändiga för att fullgöra det avtal som gäller medlemskapet. Sådana uppgifter i fråga om syftet med varje behandling är de uppgifter som beskrivs i kapitel 3.

9. Användning av uppgifter i andra syften

Vi använder inte uppgifter i andra syften än de som anges i denna beskrivning. Om det senare uppstår nya användningsbehov, informerar vi dig om detta och informerar om den lagliga behandlingsgrunden eller vid behov ber vi dig lämna samtycke för behandling av personuppgifter i nya användningssyften.