Sidosryhmärekisterin tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste koskee henkilötietojen käsittelyä Kaupan liiton sidosryhmärekisterissä 

Rekisterinpitäjä 

Kaupan liitto on rekisterinpitäjä ja vastaa henkilötietojen käsittelystä. Sidosryhmärekisterin osalta voit olla yhteydessä rekisterinpitäjään seuraavilla tavoilla:  

Mitä tietoja käsittelemme?  

Käsittelemme sidosryhmärekisterissä mm. seuraavia sidosryhmiemme (muut kuin jäsenyritykset ja –yhdistykset) edustajien tietoja: 

  • etu- ja sukunimi 
  • yhteystiedot 
  • tehtävänimike 
  • organisaatio ja y-tunnus 
  • palautekyselyiden aktiviteetit 
  • edunvalvontaa koskevat aktiviteetit  
  • puhelujen tunnistetiedot 
  • teknisiä tietoja palvelun laadun varmistamiseksi

Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään, tämän edustamalta organisaatiolta tai julkisista lähteistä, kuten verkkosivuilta.  

Mihin tarkoituksiin ja kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään?  

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja säilytysaika kunkin tarkoituksen osalta on kuvattu alla esitetyssä taulukossa. Käsittelemme henkilötietoja sidosryhmärekisterissä rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.  

Käsittelyn tarkoitus  Käsiteltävät henkilötietoryhmät  Säilytysaika 
     
Puhelutietojen käsittely  Puhelinnumero  Puhelutiedot poistetaan järjestelmästä vuosittain. 
Palautteiden kerääminen   Nimi, organisaatio, y-tunnus, palautteen sisältö, puhelinnumero, sähköpostiosoite  Tiedot poistetaan järjestelmästä vuosittain sen jälkeen, kun palaute on käsitelty.  
Kampanjailmoittautumisten kerääminen (esim. Tutustu työelämään ja tienaa -kampanja)  Yrityksen nimi, Y-tunnus, yhteyshenkilön nimi, katuosoite, postitoimipaikka, postinumero, puhelinnumero, sähköpostiosoite  Tiedot poistetaan järjestelmästä vuosittain sen jälkeen, kun kampanja on toteutettu. 
Sidosryhmäaktiviteettien (kuten vaikuttajaviestintä ja -tapaamiset) käsittely  Organisaatio, Y-tunnus, henkilön nimi, katuosoite, postitoimipaikka, postinumero, puhelinnumero, sähköpostiosoite, aktiviteetin ajankohta ja kuvaus  Tietojen säilytyksen tarpeellisuus arvioidaan säännöllisesti, pääsääntöisesti vuosittain. Samalla tarpeettomat tiedot poistetaan. 
Jäseneksi liittymisilmoitusten käsittely  Yrityksen virallinen nimi, Y-tunnus, yhteyshenkilön etu- ja sukunimi, tehtävä yrityksessä, osoite, postinumero ja -toimipaikka, puhelin, sähköposti  Tiedot poistetaan järjestelmästä, kun jäsenhakemus on käsitelty. 

 

Rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi voimme tarvittaessa myös lähettää suoramarkkinointia rekisteröidyille. Lisäksi voimme käsitellä henkilötietoja lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi ao. sääntelyn vanhentumisaikojen mukaan tai silloin, kun käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. 

Mitä oikeuksia sinulla on?  

  • Sinulla on oikeus pyynnöstäsi saada tietää, käsitteleekö Rekisterinpitäjä henkilötietojasi. Jos käsittelemme tietojasi, sinulla on oikeus saada kopio käsittelemistämme tiedoista. Jos emme käsittele tietojasi, on sinulla oikeus saada vahvistus tästäkin. 
  • Sinulla on oikeus korjata tai täydentää käsittelyn kannalta virheellinen tai puutteellinen henkilötietosi  
  • Sinulla voi olla oikeus poistaa henkilötietosi tietyissä asetuksessa tarkoitetuissa tilanteissa. Poistamme tiedot pyynnöstäsi, mikäli lainsäädännössä määritetyt perusteet täyttyvät.  
  • Sinulla on oikeus asetuksen mukaan poistaa henkilötietosi järjestelmästämme, jos   
    • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin tai 
    • vastustat henkilökohtaisiin syihin vedoten käsittelyä, joka on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi kuten esimerkiksi profilointia; 
      • Tällöin rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. 
    • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti;  
    • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi;  
    • henkilötiedot on kerätty lapselta tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamisen yhteydessä. 
    • Sinulla voi olla oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Rajoitamme käsittelyä pyynnöstäsi, mikäli kyse on lainsäädännössä määritetyistä tilanteista.  
  • Voit rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä jos  
    • kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa niiden paikkansapitävyyden;  
    • käsittely on lainvastaista ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista 
    • rekisterinpitäjänä emme enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;  
    • olet vastustanut henkilökohtaisiin syihin vedoten henkilötietojen käsittelyä, joka on tarpeen joko yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi taikka rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi ja odotamme sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet sinun perusteesi. 
  • Kun henkilötietojesi käsittelyä on rajoitettu, niitä voidaan säilyttämistä lukuun ottamatta käsitellä ainoastaan suostumuksellasi taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää unionin tai jäsenvaltion yleistä etua koskevista syistä. 
  • Sinulla voi olla oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Lopetamme henkilötietojen käsittelyn pyynnöstäsi, mikäli kyse on lainsäädännössä määritetyistä tilanteista.  
  • Voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä    
    • rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, kuten esimerkiksi profilointi, henkilökohtaisiin syihisi vedoten;  
    • Tällöin rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. 
    • milloin tahansa, jos henkilötietojasi käsitellään suoramarkkinointia varten, mukaan lukien profilointi, silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin.  

Kuinka käytät oikeuksiasi?  

Voit lähettää meille pyynnön oikeuksiesi käyttämisestä täyttämällä verkkosivuillamme olevan lomakkeen ja lähettämällä sen meille omakätisesti allekirjoitettuna joko sähköpostilla tai postitse rekisterinpitäjän osoitteeseen.  

Mikäli vastaus sisältää henkilötietojasi, toimitamme tiedot ensisijaisesti postitse henkilökohtaisena kirjattuna kirjeenä. Kirjettä ei voi kuitata vastanotetuksi kukaan muu, kuin vastanottajaksi merkitty henkilö. Näin varmistamme kirjeen oikean vastaanottajan tietojen luottamuksellisuuden.  

Tietoja henkilötietojen vastaanottajista 

Kaupan liitto rekisterinpitäjänä käsittelee henkilötietoja itse, mutta käyttää myös apunaan erilaisia palveluntuottajia. Kaupan liitto pyrkii käyttämään parhaita ja luotettavia yhteistyökumppaneita ja vastaa valitsemiensa palveluntuottajien toiminnasta henkilötietoja käsiteltäessä. 

Kaupan liitto käyttää ulkopuolisia palveluntuottajia toteuttamaan viestintä- ja kommunikaatiopalveluita sekä käyttämiensä sovellusten ylläpitoa ja kehitystä. 

Lisäksi Kaupan liitto toimii yhteisrekisterinpitäjänä EK:n kanssa 3. jaksossa kuvatulla tavalla. 

Palveluntuottajamme voi siirtää henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle silloin, kun toimeksiantoa hoitava palveluntuottaja on sijoittautunut näiden alueiden ulkopuolelle. Näissä tapauksissa huolehdimme asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi. 

 Myös eräillä viranomaisilla on lakiin perustuva tiedonsaantioikeus. Tällaisia viranomaisia ovat mm. poliisi-, tulli-, rajavartio- ja veroviranomaiset. 

Valitusosoitus 

Mikäli katsot, että emme käsittele henkilötietojasi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa vakituinen kotipaikkasi tai työpaikkasi on tai jossa katsot säännösten rikkomisen tapahtuneen. Suomessa kyseinen viranomainen on tietosuojavaltuutettu. 

Välttämättömät tiedot sidosryhmärekisterin kannalta 

Tiettyjen henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta voimme tarjota tässä selosteessa kuvatut palvelut ja toiminnot. Tällaisia tietoja ovat jaksossa 3. kuvatut tiedot koskien palautteita, kampanjailmoittautumisia ja jäseneksi liittymisilmoituksia. 

Tietojen käyttö muihin tarkoituksiin 

Emme käytä tietoja muihin kuin tässä asiakirjassa ilmoitettuihin tarkoituksiin. Mikäli myöhemmin ilmenee uusia käyttötarpeita, informoimme siitä sinua ja informoimme sinua laillisesta käsittelyperusteesta tai tarvittaessa pyydämme sinulta suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn uusia käyttötarkoituksia varten.  

Ajankohtaiset uutiset sähköpostiisi

Tilaa uutiskirje »