TIETO26-harjoitus päättyy, varautumistyö jatkuu – siirtyvätkö opit käytäntöön?
TIETO26-valmiusharjoituksessa testattiin yritysten ja viranomaisten kykyä varmistaa elintarvikehuollon toiminta eskaloituvassa konfliktissa. Kansallisella tasolla laajan harjoituksen päätyttyä on hyvä pysähtyä pohtimaan, mitä harjoituksesta oikeastaan jäi käteen. Onnistuttiinko häiriötilanteen hallinnassa? Kulkiko tieto oikeille tahoille? Osattiinko päätöksiä tehdä riittävän nopeasti? Entä tunnistettiinko sellaisia riippuvuuksia, joita ei normaalissa arjessa tule ajatelleeksi?
Yhtä tärkeää on kysyä, onnistuttiinko viestinnässä? Oliko eri toimijoilla tilanteesta riittävän yhtenäinen käsitys? Tiedettiinkö, kuka viestii, kenelle ja missä vaiheessa? Pystyttiinkö tilanteesta kertomaan selkeästi ja oikea-aikaisesti – tai ollenkaan?
Harjoituksen tärkein tulos ei ole se, kuinka hyvin yksittäisistä tilanteista selvittiin. Olennaisempaa on se, mitä opimme ja ennen kaikkea, mitä teemme seuraavaksi. Varautuminen kehittyy vasta silloin, kun havainnot muuttuvat toiminnaksi.
”Häiriötilanteessa kukaan ei pärjää yksin.”
Päivittäistavarakauppa on hyvä esimerkki toimialasta, jonka toimintakyky rakentuu laajan yhteistyöverkoston varaan. Kaupan hyllyjen täyttyminen edellyttää toimivaa elintarviketuotantoa, logistiikkaa, energiahuoltoa, tietoliikenneyhteyksiä, maksujärjestelmiä ja isoa joukkoa muita palveluita. Normaalioloissa nämä riippuvuudet jäävät helposti näkymättömiksi. Häiriötilanteessa ne voivat kuitenkin nousta nopeasti toiminnan jatkuvuuden kannalta ratkaiseviksi.
Yksittäinen yritys voi olla valmistautunut häiriöihin erinomaisesti, mutta sen toimintakyky riippuu silti myös muiden toimijoiden onnistumisesta. Siksi varautumista ei voida kehittää pelkästään yrityskohtaisesti. Tarvitaan myös toimialojen välistä yhteistyötä ja yhteistä ymmärrystä siitä, miten häiriöt vaikuttavat yhteiskunnan toimintaan.
”Kriisi ei tule kello kaulassa.”
Häiriötilanteessa viestinnän merkitys korostuu. Tieto ei ole vain viestinnän raaka-ainetta, vaan toiminnan edellytys. Jos tieto ei kulje, yhteistä tilannekuvaa ei synny. Ja jos toimijoilla on tilanteesta hyvin erilainen käsitys, myös päätökset ja toimenpiteet voivat lähteä eri suuntiin.
Siksi häiriötilanteen viestinnän harjoittelussa olennaista eivät ole vain tiedotteet ja mediaviestintä. Yhtä tärkeää on tiedonkulku yritysten, viranomaisten, toimialojen ja muiden keskeisten kumppaneiden välillä. Kuka tietää mitä? Kuka tarvitsee tiedon seuraavaksi? Miten tieto saadaan perille? Mikä tieto on riittävän varmaa jaettavaksi? Kuka vahvistaa? Näitä kysymyksiä on parempi harjoitella etukäteen kuin ensimmäistä kertaa keskellä todellista kriisiä.
”Varautumisyhteistyössä verkostojen merkitys korostuu.”
Harjoituksen jälkeen korostuu erityisesti havaintojen kokoaminen ja yhteisten kehittämistarpeiden tunnistaminen. Mitkä ongelmat koskevat koko toimialaa? Millaiset riippuvuudet edellyttävät toimialojen välistä yhteistyötä? Entä mitkä asiat kannattaa ratkaista yrityksissä, ja mitkä vaativat kansallisesti huoltovarmuuden kehittämistä? Näiden pohjalta voidaan kehittää toimintamalleja, tiedonvaihtoa, tilannekuvan muodostamista ja häiriötilanteiden yhteistyötä viranomaisten kanssa.
Myös viestinnän toimintamalleja kannattaa tarkastella jälkikäteen kriittisesti. Löytyivätkö oikeat yhteyshenkilöt nopeasti – tai ollenkaan? Oliko vastuunjako selvä? Pystyttiinkö tietoa jakamaan niin, että se tuki sekä päätöksentekoa että ulkoista viestintää? Harjoitus tarjoaa mahdollisuuden huomata viestinnän katkokset ja epäjatkuvuuskohdat ennen kuin niistä tulee tositilanteessa suuria ongelmia.
”Oikea häiriötilanne mittaa, mitä todella opimme.”
Harjoitukset ovat turvallinen tapa epäonnistua, tunnistaa puutteita ja kokeilla uusia toimintatapoja. Todellisessa häiriötilanteessa samaa mahdollisuutta ei ole.
Harjoittelulla on vielä yksi tärkeä tehtävä: se auttaa rakentamaan luottamusta jo ennen tositilannetta. Kun ihmiset tuntevat toisensa, yhteydenpitokanavat ovat selvillä ja toimintatapoja on kokeiltu yhdessä, yhteistyö ei häiriötilanteessa ala nollasta. Samalla opitaan ymmärtämään, millaista tietoa eri toimijat tarvitsevat voidakseen hoitaa oman tehtävänsä.
Häiriötilanteessa viestinnän tehtävä ei ole vain kertoa, mitä on tapahtunut. Sen pitää auttaa ihmisiä ja organisaatioita ymmärtämään, mitä heidän odotetaan tekevän ja mitä seuraavaksi tapahtuu. Selkeä, oikea-aikainen ja johdonmukainen viestintä tukee toimintakykyä ja luottamusta tilanteessa, jossa epävarmuutta on väistämättä paljon.
Lopulta harjoituksen onnistumista ei mitata harjoituspäivien tapahtumilla. Se mitataan seuraavassa todellisessa häiriötilanteessa: toimimmeko silloin paremmin sen vuoksi, mitä harjoituksessa opimme?
Kirjoittajat ovat Päivittäistavarakauppa ry:n valmiuspäällikkö Joni Metsola ja viestintäpäällikkö Mari Mattila